Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

La présente politique explique comment HDCE inc. (« HDCE », « nous ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels obtenus par son site web www.hdce.ca et ses formulaires.

Le traitement des données que nos clients nous confient dans le cadre de nos services (hébergement, infonuagique, cybersécurité, développement) est régi par nos termes et conditions et par les ententes conclues avec eux.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique et répond à vos questions et à vos demandes.

3. Renseignements recueillis par nos formulaires

Nous recueillons uniquement les renseignements que vous choisissez de nous transmettre au moyen des formulaires du site. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*) ; les autres sont facultatifs.

• Demandes de contact, de rappel, de démonstration, de soumission, de support et autres demandes (fenêtre « Nous joindre ») : nom, courriel, téléphone (obligatoire pour une demande de rappel), entreprise, secteur d’activité (demande de rappel) et message.
• Demande de provisionnement (Self-Provisioning) : les mêmes coordonnées, ainsi que la configuration que vous avez choisie (solution, options et prix estimé).
• Présentation de projet (IA Product, Startup & Équipe TI, Projet commercial) : nom, entreprise, courriel, téléphone et les renseignements sur votre projet que vous décidez de nous fournir (stade, description, besoins, taille de l’équipe, marché visé, preuves de demande, échéancier).
• Demande de partenariat : nom, entreprise, courriel, téléphone, type de partenariat et description.

Chaque demande comprend aussi, ajoutés automatiquement, l’adresse de la page à partir de laquelle elle a été envoyée, la langue du site ainsi que la date et l’heure de l’envoi.

Lorsque vous soumettez un formulaire, ces renseignements sont transmis par une connexion chiffrée (HTTPS) au service de formulaires de HDCE (formapi.hdce.ca), qui les achemine à la boîte de courriel de l’équipe HDCE (support@hdce.ca).

Si cet envoi automatique échoue, le site ouvre votre propre application de courriel avec un message prérempli adressé à support@hdce.ca. Ce message n’est envoyé que si vous le décidez ; il transite alors par votre propre fournisseur de courriel, selon ses conditions, avant d’être reçu par HDCE.

Les formulaires comportent un champ anti-pourriel invisible pour les visiteurs : il sert uniquement à bloquer les envois automatisés et ne recueille aucun renseignement vous concernant.

Ne nous transmettez pas de renseignements sensibles (renseignements de santé, numéro d’assurance sociale, données bancaires, mots de passe) : ils ne sont pas nécessaires pour traiter votre demande.

4. Renseignements recueillis automatiquement

Comme la plupart des serveurs web, les serveurs qui hébergent le site consignent automatiquement des journaux techniques à chaque visite : adresse IP, date et heure, page ou fichier demandé, et type de navigateur et de système d’exploitation (agent utilisateur).

Ces journaux servent uniquement à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site. Nous ne les utilisons pas pour établir votre profil ni pour vous identifier, sauf si cela est nécessaire pour enquêter sur un incident de sécurité ou si la loi l’exige.

5. Témoins (cookies) et traceurs

Le site n’utilise aucun témoin (cookie), qu’il provienne de HDCE ou d’un tiers. Il n’intègre aucun outil d’analyse d’audience, aucun pixel publicitaire ni aucun autre traceur, et n’enregistre aucune donnée dans le stockage local de votre navigateur. Aucune bannière de consentement aux témoins n’est donc nécessaire.

Le site ne charge aucune ressource (police de caractères, script, carte ou vidéo) depuis le serveur d’un tiers. Les icônes LinkedIn, Facebook et X du pied de page sont de simples liens : aucun contenu de ces réseaux n’est chargé tant que vous ne cliquez pas.

Le site n’utilise aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage.

6. Fins de l’utilisation

Nous utilisons les renseignements recueillis uniquement pour :

• traiter votre demande et y répondre (rappel, soumission, démonstration, provisionnement, support, partenariat ou projet) ;
• communiquer avec vous au sujet de cette demande et, s’il y a lieu, vous préparer une proposition ;
• assurer la sécurité du site et des formulaires, prévenir les abus et diagnostiquer les problèmes techniques.

Nous n’utilisons pas vos renseignements pour de la prospection commerciale ou l’envoi d’infolettres sans votre consentement distinct, et nous ne les vendons ni ne les louons à quiconque.

7. Consentement

En remplissant et en soumettant un formulaire, vous consentez à ce que HDCE recueille et utilise les renseignements fournis aux fins décrites à la section 6. Si nous souhaitons les utiliser à une autre fin, nous vous demanderons votre consentement, sauf exception prévue par la loi.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne responsable (section 2), sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables. Ce retrait peut toutefois nous empêcher de donner suite à votre demande.

Le site s’adresse aux entreprises et aux organisations ; il n’est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans.

8. Cadre légal et limites

HDCE traite les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et, lorsqu’elle s’applique, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

• Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins indiquées.
• Nous ne communiquons vos renseignements à aucun tiers sans votre consentement, sauf dans les cas où la loi le permet ou l’exige (par exemple, une ordonnance d’un tribunal).
• Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n’est prise à votre sujet à partir des renseignements recueillis par le site.

9. Qui a accès à vos renseignements

Seuls les membres du personnel de HDCE qui en ont besoin pour traiter votre demande (équipes de support, technique et commerciale) ont accès à vos renseignements.

Le site, le service de formulaires et la messagerie de HDCE fonctionnent dans l’infrastructure exploitée par HDCE : nous ne faisons appel à aucun fournisseur externe pour recevoir, héberger ou traiter les renseignements recueillis par le site.

10. Lieu de conservation

Les renseignements recueillis par le site sont hébergés et conservés dans l’infrastructure de HDCE, dans ses centres de données au Québec (Canada). HDCE ne les communique pas à l’extérieur du Québec.

Si cela devait changer, HDCE procéderait au préalable à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la loi et mettrait la présente politique à jour. Seul l’envoi de secours par votre propre application de courriel (section 3) passe par un fournisseur que vous avez vous-même choisi.

11. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis ils sont détruits ou anonymisés, sous réserve des délais de conservation prévus par la loi.

Si votre demande mène à une relation d’affaires avec HDCE, les renseignements utiles à cette relation sont ensuite conservés selon les modalités de l’entente conclue.

12. Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements par des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à leur sensibilité :

• chiffrement des échanges entre votre navigateur et nos serveurs (HTTPS/TLS) ;
• accès réservé aux seules personnes autorisées, avec contrôle des accès ;
• hébergement dans les centres de données de HDCE, dotés de mesures de sécurité physique et logique ;
• protection des formulaires contre les envois automatisés et surveillance de nos systèmes.

Aucune mesure de sécurité n’étant infaillible, nous vous invitons à ne pas transmettre de renseignements sensibles par les formulaires.

13. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie ;
• faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication ;
• être informé des renseignements recueillis, des fins de leur utilisation, des personnes qui y ont accès et de leur durée de conservation ;
• obtenir, lorsque la loi le prévoit, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à la personne ou à l’organisme que vous désignez (portabilité) ;
• demander, lorsque les conditions de la loi sont remplies, que nous cessions de diffuser un renseignement vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom (désindexation).

Pour exercer ces droits, écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité, et nous vous répondrons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

14. Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés, ou perte de renseignements personnels), HDCE prend rapidement des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, HDCE en avise avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées. HDCE tient un registre des incidents de confidentialité.

Si vous croyez qu’un incident touche vos renseignements, communiquez sans tarder avec la personne responsable (section 2).

15. Questions et plaintes

Pour toute question ou plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, communiquez d’abord avec la personne responsable (section 2) : nous traiterons votre demande avec diligence.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca (nouvel onglet).

16. Liens vers d’autres sites

Le site contient des liens vers d’autres sites, dont nos pages LinkedIn, Facebook et X, d’autres sites de HDCE (cyber.hdce.ca, backup.hdce.ca) et les téléchargements de TeamViewer et d’ESET offerts sur la page Support. Ces sites ont leurs propres pratiques et politiques de confidentialité ; la présente politique s’applique uniquement au site www.hdce.ca.

17. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique, notamment pour tenir compte d’un changement dans nos pratiques ou dans la loi. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de dernière mise à jour.