Dans la plupart des entreprises, il existe certaines lacunes concernant la fiabilité des courriels sur lesquelles la direction prend le temps d’intervenir seulement lorsqu’elles conduisent à une situation hémorragique. Mieux vaut prévenir que guérir dit-on, sinon, on se blesse, et comme en témoigne cette lettre, ça peut faire mal!

À l’attention du responsable du service de messagerie électronique

Suite à l’interruption soudaine de l’envoi et de la réception de nos courriels, nous tenons à vous témoigner notre mécontentement à l’égard de cette situation venue littéralement perturber le bon déroulement de nos activités : 85 % de l’ensemble des communications avec nos clients, partenaires et autres collaborateurs, incluant la quasi-totalité de nos commandes (clients et fournisseurs), se fait par courriel. Inutile de vous préciser qu’à travers tout ça, nous avons perdu temps et argent.

Cela aurait été tout aussi désolant mais moins catastrophique, si au moins cette situation ne s’était pas étalée sur plusieurs heures, si vous aviez pu l’écourter d’une façon ou d’une autre, en attendant de la résoudre à la source même du problème. Nous sommes conscients que, de votre côté, vous avez besoin de temps face à un tel scénario, indépendant de votre volonté et de votre expertise, mais osons néanmoins espérer que vous comprendrez l’objet de la présente lettre qui vise à dénoncer cette bien trop longue interruption de services. Comment se fait-il que vous ne disposiez pas d’une politique particulière d’urgence en cas de panne prolongée comme celle que nous vivons actuellement? Comment pouvons-nous avoir la garantie que nous ne serons pas à nouveau touchés par les conséquences fâcheuses d’un futur dysfonctionnement de nos courriels?

Nous espérons que notre message sera entendu par votre équipe et que cette dernière adoptera les mesures nécessaires afin que cette situation ne se reproduise pas.

Dans le cas contraire, nous nous verrons dans l’obligation de faire affaires avec un autre fournisseur pour héberger nos courriels, afin d’agir au mieux des intérêts de nos clients, partenaires, collaborateurs et naturellement des nôtres.

Cordialement,

Monsieur Lejuste
Directeur des communications

Chez HDCE, nous prenons ce type de témoignage au pied de la lettre!

Comme vous pouvez le constater, une panne empêchant le bon fonctionnement de vos courriels peut avoir de lourdes conséquences, souvent sous-estimées, sur vos efforts de vente. C’est malheureusement une situation qui peut arriver et qu’il faut savoir anticiper. Pour certaines entreprises dont les courriels n’occupent pas une place majeure dans leur processus d’affaires, la douleur est minime, mais pour d’autres, dont la fiabilité des courriels est une priorité 24/24, l’impact est plus douloureux.